In vielen Gemeinden und Büros schlummern über Jahre hinweg Publisher-Dateien: Gemeindebriefe, Aushänge, Einladungen, Plakate. Bei mir sind es über 2100 pub-Dateien. Das Format .pub (und teils .pubx) ist praktisch – aber eben ein Spezialformat. Wer langfristig sicherstellen will, dass diese Vorlagen später noch lesbar und druckbar sind, sollte rechtzeitig eine PDF-Version erzeugen.
Microsoft weist selbst darauf hin, dass Publisher im Zuge des End-of-Life aus Microsoft 365 verschwindet – und empfiehlt, Publisher-Dateien vorher zu konvertieren.
Die gute Nachricht: Das geht – je nach Menge und Datenschutzbedarf – auf mehreren Wegen.
Warum PDF?
PDF ist die verlässlichste „Archivfassung“:
- überall öffnbar (auch ohne Publisher),
- layoutstabil (wichtig fürs Drucken),
- langfristig gut nutzbar.
Empfehlung aus der Praxis: Original (.pub/.pubx) behalten, aber zusätzlich eine PDF-Archivversion anlegen.
Drei Wege zur Konvertierung
1) Einzeldatei: direkt in Publisher als PDF exportieren
Wenn Publisher noch installiert ist: Datei öffnen → als PDF exportieren/speichern.
Das ist schnell und für einzelne Dokumente meist die beste Lösung.
2) Viele Dateien: Microsoft-Beispielskript als Orientierung
Wenn du sehr viele Dateien in vielen Unterordnern hast, ist Handarbeit mühsam. Microsoft stellt dazu in der offiziellen Support-Info ein Beispielskript (PowerShell) bereit, das als Vorlage/Orientierung für eine Massen-Konvertierung dienen kann.
Microsoft-Quelle (Info + Beispielskript-Hinweis):
https://support.microsoft.com/de-de/office/microsoft-publisher-wird-nach-oktober-2026-nicht-mehr-unterst%C3%BCtzt-ee6302a2-4bc7-4841-babf-8e9be3acbfd7
3) Online-Konvertierung (einzeln): PDF24 – mit Datenschutz-Blick
Für einzelne Dateien kann ein Online-Konverter praktisch sein. PDF24 bietet Online-Tools für viele Formate. Wichtig bei Publisher-Dateien: .pub/.pubx werden nicht überall direkt unterstützt. Häufiger funktioniert der Weg: in Publisher öffnen und über einen PDF-Drucker ausgeben (z. B. „PDF24“-Drucker), statt eine PUB-Datei direkt hochzuladen.
PDF24 Online-Tools:
https://tools.pdf24.org/de/
Datenschutz-Hinweis: In Gemeindekontexten stecken in Dokumenten schnell personenbezogene Daten. Bei Online-Tools bitte immer prüfen, ob ein Upload inhaltlich und datenschutzrechtlich passt. PDF24 beschreibt in seinen FAQ u. a. verschlüsselte Übertragung und automatische Löschung nach kurzer Zeit – trotzdem bleibt: Für sensible Inhalte lieber lokal konvertieren (Publisher-Export / PDF-Drucker).
PowerShell: Empfehlung 7 (Store) – Alternative 5.1
Wenn man mit Skripten arbeitet (z. B. nach Microsoft-Vorlage), ist PowerShell 7 oft die modernste und stabilste Option (Installation bequem über den Microsoft Store).
Alternative ohne Installation: Windows PowerShell 5.1 ist meist schon vorhanden und reicht häufig aus.
Warum ich keine Skripte zum Download anbiete
Mit Hilfe der KI habe ich zwar zwei Skripte zum Konvertieren erstellt, doch aus Schutz vor Viren/Manipulation und wegen Haftungsfragen stelle ich diese eigenen Skripte nicht zum Download in den Webblog. Skripte werden im Netz oft weitergegeben, verändert oder in Umgebungen ausgeführt, die ich nicht überblicken kann.
Aber: Ich unterstütze gern persönlich (z. B. beim sauberen Vorgehen, bei der Auswahl der Methode, oder bei einer sicheren Konvertierung im konkreten Archivbestand) – dann passend zu eurer Situation.
Checkliste: In 20 Minuten startklar
- ✅ Klären: Wie viele Dateien sind es ungefähr – einzelne oder hunderte?
- ✅ Klären: Enthalten die Dateien personenbezogene Daten (Adresslisten, Geburtstage, Kinderfotos, etc.)?
- ✅ Entscheidung:
- Einzeldatei → Publisher exportiert PDF
- viele Dateien → Microsoft-Vorlage / interne Automatisierung
- nur unkritische Einzelfälle → Online-Tool
- ✅ Kurztest mit 1–2 Beispieldateien (Layout ok? Seitenränder ok?)
- ✅ Danach erst den „großen Lauf“ starten (und Ergebnis stichprobenartig prüfen)
Quellenhinweise
- Microsoft Support: Ende der Unterstützung / Hinweise inkl. Beispielskript. (support.microsoft.com)
- PDF24 Tools FAQ: Aussagen zu verschlüsselter Übertragung und Löschung nach 1 Stunde. (tools.pdf24.org)
- PDF24 Help Center: PUB/Publisher → meist über „in Publisher öffnen und über PDF24-Drucker drucken“. (help.pdf24.org)
