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Spirituelles Gemeindemanagement: Planung

Planung ist die gedankliche Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.Bei der Planung wird berücksichtigt, mit welchen Mitteln (Ressourcen) das Ziel erreicht werden kann, wie diese Mittel angewendet werden können, um das Ziel überhaupt zu erreichen Vorgehensmodell, und wie man das Erreichte kontrollieren kann (Steuerung). Als Planungsergebnis erzeugen im Idealfall kurz-, mittel- oder langfristige Pläne Handlungssicherheit.[1][2]

Ein Plan hat in Bezug auf Management und Organisationen die Bedeutung einer zumindest in schriftlicher Form gebrachten Vorstellung von den Modalitäten, wie ein erstrebenswertes Ziel erreicht werden kann. Die geistige und handwerkliche Tätigkeit zur Erstellung eines Plans wird Planung genannt. Planung ist die Phase bis zur Genehmigung eines Plans vor Beginn der Realisierung. Der Zweck von Planung besteht darin, über eine realistische Vorgehensweise zu verfügen, wie ein Ziel auf möglichst direktem Weg erreicht werden kann.

Quelle Wikipedia

Stephanie-Hoschlaeger_pixelio.de

Meine persönliche Grunderfahrung im Umgang mit Planung ist eher negativ. Ich kenne noch die Zeit, wo der Plan das Ziel und nicht das Instrument war, ein Ziel zu erreichen. Dem Erfüllen des Planes musste sich alles unterordnen. Doch das ist vorbei.

Bei der Planung geht es um zwei Formen der Planung, einmal die Planung der Gemeinde und um die Planung in der Gemeinde.

Die Planung der Gemeinde erfordert Führungspersönlichkeiten. Sie umfasst den Prozess der Suche nach einer Vision, dem Festsetzen der Ziele und Strategien.

Die Planung in der Gemeinde braucht Managerinnen und Manager. Sie resultiert aus der Planung der Gemeinde.

Die Planung der Gemeinde

Hier geht es genau um das, was den “pastoralen Dienst”, den Hirtendienst einer Gemeinde ausmacht. Es geht hier um Führung. Um das gemeinsame Suchen nach der Vision, das Festsetzen der Ziele und Strategien. Dabei ist es eine Kunst, Menschen zu motivieren, freiwillig und gern den richtigen Beitrag zu leisten.

Die Gemeinde zu führen, heißt doch mit einer großen Vision im Herzen und klaren Blick auf das Ziel in die Zukunft hin zu handeln und andere zu motivieren, mitzutun, sie zuzurüsten, zu begleiten, in schweren Zeiten beizustehen und sie zu motivieren, an der Sache dranzubleiben. Das ist der pastorale Dienst. Es ist ein schöner Dienst, aber manchmal ein schwerer Dienst.

Die Planung in der Gemeinde

Für mich persönlich war es schon ein Lernprozess, dass Gemeindearbeit eine lang- und eine mittelfristige Planung braucht. Lange Zeit war ich es gewöhnt, bis auf ein paar Fixpunkte nicht länger als ein Vierteljahr zu planen. In den letzen 5 Jahre wurde die Planung auf 1,5 Jahre umgestellt. Gegenwärtig sind wir dabei auf 3 Jahre zu erweitern.

Als effektivste Planungsmethode hat sich der revolvierende Planungs-Prozess erwiesen. Hier wird ein 3 bis 5 Jahresplan über die Umsetzung der Marketing-Schritte, der Veranstaltungen, der Programme, des Gemeindelebens usw, erstellt. Das Führungsgremium trifft sich dann alle 6 Monate und erneuert immer wieder vor dem Hintergrund des weiteren Erkenntniszuwachses seine Mehrjahresplanung. Damit kann das Planungsteam weiträumiger denken und auf Grund neuer Umstände auch die Planung korrigieren.

Die Planungstruktur in der Gemeinde

Die noch an weitesten verbreitete Planungstruktur ist die hierarchische Planung. Hier hat einer (meist der Pfarrer oder die Pfarrerin) alles in der Hand, weiß über alles Bescheid, verteilt Arbeit und Aufgaben oder macht sie selbst. Funktioniert nur, wenn der Eine ein Organisationsgenie ist. Führt aber schnell zu einem Motivationsverlust der Mitarbeiter, weil diese mehr eigene Verantwortung und Entscheidungsbefugnis wollen. Andererseits kann dieser Wunsch beim dem Pfarrer oder der Pfarrerin Angst auslösen, die  Gemeinde “nicht mehr im Griff” zu haben. (Geht mir auch manchmal so!)

Das Gegenteil ist die chaotische Planung. Jeder macht in der Gemeinde, was er will und was er denkt, das richtig ist. Er tut da mit, wo er seine Gaben sieht. Am Anfang sieht das recht motivierend aus, wenn sich jeder “selbst verwirklichen” und selbst managen kann. Doch das entstehende Chaos führt zu Turbulenzen, die ein stetiges Gemeindewachstum verhindern. (Auch das erlebe ich!)

Darum wäre es sinnvoll aus beiden Planungsmodellen die Vorteile herauszuziehen.  Das geschieht durch die integrierte Gemeindeplanung.

Hier erstellt die Gemeindeleitung einen Rahmenplan in dem die grundsätzlichen Ziele und Strategien der Gemeinde, sowie die grundlegende Struktur der Gemeindearbeit festgelegt sind. Innerhalb der Gemeinde werden verschiedene Arbeitsbereiche gegründet, welche vor dem Hintergrund des Rahmenplanes Bereichsziele erhalten. Die weitere Verantwortlichkeit, wie die Bereichziele erreicht werden, das Aufstellen der Bereichsstrategie und Bereichsplanung wird in die Verantwortung der Bereiche gelegt. Es besteht dann die seelsorgerliche Aufgabe der Gemeindeleitung diesen Prozess zu begleiten. Die Bereichsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen bleiben trotz ihrer Selbständigkeit der Gemeindeleitung verantwortlich. Niemand darf sich aus der Gemeinschaft von Vision, Zielsystem und Gesamtstrategie verabschieden. Darum ist immer wieder auf eine gut funktionierende Kommunikation zu achten.

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